KPIs que tu software logístico debería estar midiendo (y quizás no lo hace)
Digitalizar la logística ya no es una ventaja competitiva, sino una condición para sobrevivir en mercados cada vez más exigentes, rápidos y globalizados. Pero digitalizar no significa simplemente tener un sistema que gestione órdenes o inventarios. Te lo contamos en FWE.
La verdadera potencia de un software logístico está en su capacidad de medir, analizar y optimizar. En otras palabras: los datos deben convertirse en decisiones.
9 KPIs que debería medir tu software
El problema es que muchas empresas implementan un software logístico sin explotar todo su potencial. Se enfocan en la operativa básica —entradas, salidas, ubicaciones— pero no utilizan ni configuran correctamente los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permiten mejorar procesos, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.
Hoy exploramos los principales KPIs logísticos que todo software moderno debería medir… y que, si no lo estás haciendo, te están costando eficiencia y rentabilidad.
Lead Time logístico total
Este KPI mide el tiempo total que transcurre desde que un cliente realiza un pedido hasta que lo recibe. Es el termómetro de eficiencia global de tu operación logística. Incluye procesos de preparación, empaquetado, despacho y entrega.
Un buen software debería descomponer el lead time en tramos: recepción del pedido, procesamiento, picking, expedición y transporte. Esto permite detectar exactamente en qué etapa se genera el retraso.
¿Tu lead time ha aumentado este trimestre? Si no puedes saber en qué punto se estanca la operación, estás corriendo a ciegas. Una diferencia de 6 horas en picking o de 1 día en despacho puede marcar la diferencia entre fidelizar a un cliente o perderlo.
Picking Accuracy (Precisión en la preparación de pedidos)
Este KPI mide el porcentaje de pedidos preparados correctamente, sin errores de cantidad, producto o ubicación. Es fundamental en cualquier operación con almacenes, especialmente en e-commerce o distribución minorista.
Un software logístico debe permitir registrar cada orden de picking, validar escaneos por código de barras y detectar errores antes del empaquetado. Si tu sistema no está midiendo la precisión en la preparación de pedidos, probablemente estás absorbiendo pérdidas silenciosas.
Cada error en el picking implica devoluciones, retrabajos, tiempo perdido y clientes frustrados. Una tasa de error del 3% en 1000 pedidos diarios equivale a 30 errores por día. ¿Cuánto cuesta eso?
On-Time Delivery (Entregas a tiempo)
Saber si tus entregas llegan puntuales es un KPI básico… pero no tan fácil de medir si tu software no está bien integrado con tus transportistas o tu TMS (Transportation Management System).
Este indicador debe cruzar la fecha prometida con la fecha real de entrega y calcular el porcentaje de cumplimiento. Idealmente, debería poder segmentarse por tipo de cliente, transportista o zona geográfica.
El software debería darte visibilidad de patrones: ¿una ruta siempre entrega tarde? ¿Ciertos días de la semana hay más retrasos? Medir la puntualidad permite renegociar con transportistas, rediseñar rutas o incluso ajustar promesas de entrega de forma más realista.
Tasa de rotación de inventario
Este KPI te dice cuántas veces vendes y repones tu inventario en un periodo determinado (mensual, trimestral, anual). Es vital para saber si tu stock está bien dimensionado o si tienes mercancía inmovilizada.
Un software logístico debe calcular esta tasa automáticamente por categoría, almacén o SKU. Además, debe ayudarte a alertar sobre productos de baja rotación que generan costos de almacenamiento innecesarios.
Una tasa muy baja indica exceso de inventario y capital inmovilizado. Una tasa muy alta puede señalar riesgo de quiebre de stock. Medir y ajustar el inventario es clave para lograr una cadena de suministro ágil y rentable.
Exactitud del inventario (Inventory Accuracy)
¿Lo que dice tu sistema coincide con lo que hay físicamente en el almacén? Este KPI mide el porcentaje de coincidencia entre los datos digitales y el conteo real.
Es común que las empresas hagan auditorías físicas periódicas. Un software eficiente debe ayudarte a comparar automáticamente los registros del sistema con el resultado del inventario físico y señalar las desviaciones por producto, familia o zona del almacén.
Una alta inexactitud en el inventario provoca errores de picking, roturas de stock no planificadas, exceso de pedidos urgentes y reclamos de clientes. Es un KPI silencioso pero peligroso.
Tasa de devoluciones por error logístico
¿Tienes claro cuántas devoluciones se deben a fallos en la logística y no por razones comerciales del cliente?
Tu sistema logístico debería permitir categorizar las devoluciones por causa: producto equivocado, daño en el transporte, retraso en entrega, pedido incompleto, etc. Esto permite responsabilizar correctamente al área implicada y ajustar procesos específicos.
Muchas empresas caen en el error de agrupar todas las devoluciones como «problemas del cliente». Pero si el origen es un mal picking, un embalaje deficiente o un transportista poco fiable, entonces el problema está dentro de casa. Medir esto te ayuda a actuar con foco.
Nivel de servicio (Service Level)
Este KPI mide el porcentaje de pedidos entregados completos y sin errores, en tiempo y forma, respecto al total solicitado. Es una métrica integral de cumplimiento.
El software debe permitir configurar este indicador en tiempo real, por cliente, línea de producto o canal de distribución. También debería permitir visualizarlo en dashboards diarios o mensuales.
El nivel de servicio es especialmente importante en entornos B2B, retail o distribuidores mayoristas, donde el cliente penaliza entregas incompletas o tardías. Medirlo y mejorarlo es una prioridad si quieres mantener contratos y relaciones comerciales sostenibles.
Tiempo promedio de picking y empaquetado
¿Sabes cuántos minutos toma, en promedio, preparar un pedido desde que se genera hasta que está listo para salir?
Este dato ayuda a dimensionar el equipo, medir eficiencia por operario, calcular capacidad máxima operativa y detectar cuellos de botella por zona, producto o flujo. Si tu software registra escaneos o movimientos, puede darte esta métrica en tiempo real.
Una mejora de apenas 90 segundos por pedido, multiplicada por cientos de órdenes diarias, significa horas ganadas al mes. Y más productividad sin necesidad de más personal.
Tasa de pedidos urgentes o no planificados
Un buen KPI para detectar fallos en la planificación es el porcentaje de pedidos que requieren tratamiento urgente, fuera del flujo estándar. Si tu software logístico no los clasifica como tales, estás perdiendo información clave.
Pedidos urgentes implican más costos, estrés en el equipo, errores y rupturas del flujo. Si representan más del 10-15% del total, algo está fallando: previsión de stock, ventas sin stock real, mal pronóstico o procesos internos ineficientes.
Este KPI ayuda a cuestionar el sistema, no al cliente.